Se francobolli sciolti, buste affrancate e sovraccoperte non rientrano nella sfera d’interesse fissata dal ministero dei Beni e delle attività culturali e del turismo (news precedente), diverso è l’approccio con il restante materiale. E la circolare n°43 del 5 ottobre 2017 tenta di spiegarlo; s’intitola “Fondi archivistici e singoli documenti di pertinenza dello Stato, delle Regioni e degli altri Enti pubblici territoriali, nonché di ogni altro Ente o Istituto pubblico. Individuazione delle relative tipologie e del loro regime giuridico”. È sottoscritta dal direttore generale degli archivi, Gino Famiglietti, una delle persone di recente incontrate due volte da una rappresentanza di collezionisti, circoli, commercianti e giornalisti specializzati.

Il testo è costituito da 54 pagine, buona parte delle quali tesa ad analizzare le normative in argomento degli Antichi Stati. L’ultima sezione si concentra sulle conclusioni, evidenziando come il materiale illecitamente uscito esuli dal contesto (“il singolo documento rubato, smarrito o comunque sottratto in mera via di fatto alla raccolta non perde il carattere demaniale”) e che comunque non si applica l’usucapione. Non si discutono, altresì, i reperti che abbiano un significato storico. Al contrario, vengono trascurati gli stampati, i duplicati e quanto non ha carattere di atto ufficiale. Un caso a sé concerne le carte contenenti dati personali sensibili (come i contributi comunali assicurati ad un indigente, citato con nome e cognome, anche se sono trascorsi secoli dalla sua morte): ricadono nelle più restrittive norme inerenti alla privatezza.

Tre i punti di riferimento a disposizione degli operatori: i massimali per lo scarto (sono appositi piani di conservazione e scarto, dove vengono indicati i tempi di conservazione delle diverse tipologie documentarie; alcuni sono stati realizzati da poco, altri risultano ancora inesistenti), i verbali (redatti da ciascuna commissione, sono sempre presenti), la rubrica dei versamenti (pubblicata sulla “Rassegna degli Archivi di stato”, aggiorna i dati relativi al patrimonio conservato). Quanto non serve può essere bruciato, macerato o ceduto in libero uso. Sapendo -lo dice il dpr n°37 dell’8 gennaio 2011, ancora in vigore- che le modalità di cessione degli atti da eliminare “vengono stabilite da ciascuna amministrazione anche attraverso le organizzazioni di volontariato o la Croce rossa italiana”.

Naturalmente, distinguere i reperti che il Mibact può giudicare interessanti dagli altri può risultare difficile. Nel caso di dubbio, è onere del privato -sulla base del principio di leale collaborazione- rivolgersi alle Sovrintendenze archivistiche e bibliografiche per una verifica preventiva, fermo restando che l’accertamento d’ufficio è sempre possibile.